Geschäftsführergehalt

Das Geschäftsführergehalt setzt sich meist aus mehreren Bestandteilen zusammen, wobei i.d.R. ein festes Grundgehalt als Basis dient und hierauf aufbauend eine gewinnabgängige Tantieme sowie weitere Zuwendungen gewährt werden. Die Regelungen zum Geschäftsführergehalt gehören zu den wesentlichen Bestimmungen eines Geschäftsführeranstellungsvertrages, in dem die schuldrechtlichen Beziehungen zwischen GmbH und Geschäftsführer vereinbart werden.

Inhalt:

  1. Erfolgsbezogenes Geschäftsführergehalt
  2. Betriebsausgaben der GmbH bzw. UG (haftungsbeschränkt)
  3. Festes Grundgehalt als Basis
  4. Gewinnabhängige Tantieme
  5. Dienstwagen mit Erlaubnis zur Privatnutzung
  6. Sonderzuwendungen, insbesondere Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  7. Vergütungsfortzahlung bei Krankheit oder Tod
  8. Reisekosten und Spesen
  9. Betriebliche Altersvorsorge

1. Erfolgsbezogenes Geschäftsführergehalt

Die Vergütung der Geschäftsführer gehört zu  den wesentlichen Betriebsausgaben einer GmbH oder Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) und bedarf daher einer besonderen Aufmerksamkeit der Gesellschafter, da diese für den Abschluss und etwaige Änderungen des Geschäftsführervertrages zuständig sind. Zum einen geht es darum, dass die Zahlungen und Rückstellungen für Gehälter und Altersvorsorge

  • auch im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt als abzugsfähige Betriebsausgaben anerkannt und zum anderen
  • sowohl die Interessen der Gesellschaft als auch der Geschäftsführer angemessen berücksichtigt

werden. Daher lautet die Empfehlung, die Vergütung der Geschäftsführer stets

zu verwenden. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um einen beherrschenden oder nicht beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer bzw. um einen Geschäftsführer ohne Beteiligung am Stammkapital der Gesellschaft handelt. Der weit überwiegende Teil der Geschäftsführer in Deutschland bezieht ein variables Geschäftsführergehalt, das sich aus mehreren Gehaltsbestandteilen zusammensetzt, wobei die Quote des variablen Anteils in einem Bereich zwischen 20% und 30% liegen sollte und abhängig von der Ertragslage der Gesellschaft ist. Der Vorteil einer gewinnabhängigen Vergütung liegt auf der Hand, da die Geschäftsführer in guten Geschäftsjahren automatisch eine höhere Vergütung als in schlechten Wirtschaftsjahren erhalten.

In der Praxis hat sich eine Kombination der folgenden Gehaltsbestandteile bewährt:

  • festes Grundgehalt incl. Gratifikationen (insbesondere Weihnachts- und Urlaubsgeld),
  • gewinnabhängige Tantieme,
  • Dienstwagen mit Erlaubnis zur Privatnutzung,
  • Betriebliche Altersvorsorge (z.B. Direktversicherung, Pensionszusage),
  • Sonstige Leistungen (z.B. Unfallversicherung).

Der Dienstwagen mit Erlaubnis zur Privatnutzung und eine betriebliche Altersvorsorge in Form einer Direktversicherung gehören inzwischen zur Standardausstattung eines Geschäftsführers. Auch die Pensionszusage ist eine beliebte Form der betrieblichen Altersvorsorge, unterliegt jedoch mehreren Voraussetzungen und ist nicht für jede Gesellschaft geeignet.

2. Betriebsausgaben der GmbH

Das von der GmbH gezahlte Geschäftsführergehalt zählt grundsätzlich ebenso wie die Löhne und Gehälter anderer Mitarbeiter zu den steuerlich abzugsfähigen Betriebsausgaben der Gesellschaft, wobei es im Rahmen der Buchführung (SKR04) regelmäßig auf dem

  • Konto # 6024: Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter oder
  • Konto # 6027: Geschäftsführergehälter

verbucht wird, um eine Trennung von den übrigen Löhnen und Gehältern vorzunehmen. Beim beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer sind jedoch einige zusätzliche Besonderheiten zu beachten, um die steuerliche Abzugsfähigkeit als Betriebsausgaben "finanzamt-sicher" zu gestalten. Das gleiche gilt für Geschäftsführer, die zu den Angehörigen des beherrschenden Gesellschafters gehören. Hier geht es oftmals um Fragen der

  • Angemessenheit, aber auch um
  • die Wirksamkeit und Klarheit der vertraglichen Vereinbarungen sowie
  • das Rückwirkungsverbot und das
  • Durchführungsgebot.

In den genannten Fällen ist ein schriftlicher Geschäftsführervertrag unabdingbar und im Zweifel nach den Wünschen und Interessen der Beteiligten von einem Rechtsanwalt anzufertigen.

3. Festes Grundgehalt als Basis

In der Regel erhält der Geschäftsführer ein festes Grundgehalt, das auch die Vergütung für geleistete Überstunden sowie Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit beinhaltet. Aus der Treuepflicht des Geschäftsführers ergibt sich die allgemein anerkannte Verpflichtung, den erforderlichen Zeiteinsatz über den eines normalen Angestellten hinaus ohne zusätzliche Vergütung zu erbringen, wenn dies notwendig ist. Abweichungen hiervon sind im Einzelfall grundsätzlich vorstellbar, die steuerliche Anerkennung muss jedoch im Einzelfall genau geprüft werden. Auch sog. Anpassungsklauseln sind heute eher die Ausnahme. In der Praxis hat sich beim Geschäftsführergehalt die Vereinbarung eines Bruttojahresgehalts nach folgendem Muster etabliert:

??Bezüge des Geschäftsführers

  1. Der Geschäftsführer erhält für seine Tätigkeit ein Bruttojahresgehalt in Höhe von … EUR (in Worten: … Euro).
  2. Das Gehalt wird in zwölf gleichen monatlichen Teilbeträgen unter Einbehaltung der gesetzlichen Abzüge jeweils zum Ende des Kalendermonats auf das vom Geschäftsführer angegebene Konto überwiesen.
  3. Die Vergütung von Überstunden, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit ist in dem Gehalt gem. Abs. 1 enthalten. Eine zusätzliche Vergütung erfolgt nicht.

4. Gewinnabhängige Tantieme

Das Geschäftsführergehalt sollte immer auch erfolgsbezogene Gehaltsbestandteile beinhalten, um für den Geschäftsführer einen besonderen Anreiz für den persönlichen Einsatz zu schaffen und diesen am wirtschaftlichen Erfolg der Gesellschaft zu beteiligen. Zusätzlich zum Grundgehalt erhält der Geschäftsführer daher regelmäßig eine Tantieme, die prozentual auf Grundlage einer vorher vertraglich definierten Berechnungsgrundlage berechnet wird. In den meisten Fällen handelt es sich hierbei um eine gewinnbezogene Tantieme, die prozentual nach dem Gewinn im Wirtschaftsjahr ermittelt wird. Bei der Vereinbarung einer Tantieme zugunsten des Geschäftsführers ist darauf zu achten, dass die Vereinbarung eindeutig und klar geregelt wird, insbesondere die Bemessungsgrundlage zur Ermittlung der Tantieme. Anderenfalls drohen zum einen vermeidbare Streitigkeiten zwischen Geschäftsführer und GmbH, zum anderen ist insbesondere beim beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer eine eindeutige und klare Regelung unabdingbare Voraussetzung dafür, dass entsprechende Auszahlungen nicht als verdeckte Gewinnausschüttungen behandelt werden.?? In der Praxis hat sich die Vereinbarung einer gewinnbezogenen Tantieme nach folgendem Muster etabliert:??

Tantieme

  1. Neben dem Jahresgrundgehalt erhält der Geschäftsführer zusätzlich eine Tantieme in Höhe von … % des handelsrechtlichen Jahresüberschusses.
  2. Die Tantieme wird bei Ermittlung des Jahresüberschusses nicht gewinnmindernd berücksichtigt. Dies gilt ebenso für Tantiemen anderer Geschäftsführer oder auch Gewinnanteile etwaiger stiller Gesellschafter.
  3. Der Jahresüberschuss ist vor Abzug von Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer sowie vor Verrechnung mit Verlustvorträgen zu ermitteln.
  4. Gewinnabhängige Rückstellungen sowie steuerliche Sonderabschreibungen und andere Vergünstigungen, die den Gewinn unmittelbar beeinflussen, mindern die Bemessungsgrundlage nicht. Die spätere gewinnerhöhende Auflösung von Rücklagen oder anderen Bilanzpositionen, deren Bildung keinen Einfluss auf die Berechnung der Bemessungsgrundlage hatte, bleibt ebenfalls für die Berechnung der Tantieme außer Betracht. Gleiches gilt für Zuschüsse seitens der öffentlichen Hand.
  5. Die Tantieme beträgt maximal … % des Bruttojahresgrundgehaltes des Geschäftsführers in dem Geschäftsjahr, auf welches sich die Tantieme bezieht.
  6. Die Tantieme wird binnen zwei Wochen nach Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafterversammlung fällig. Nachträgliche Änderungen des Jahresabschlusses sind nicht zu berücksichtigen.
  7. Endet der Dienstvertrag vor dem Ende des Geschäftsjahres, so vermindert sich die für dieses Geschäftsjahr anfallende Tantieme zeitanteilig. Wird das Anstellungsverhältnis mit dem Geschäftsführer durch die Gesellschaft aus einem von dem Geschäftsführer zu vertretenden wichtigen Grund gekündigt, so entfällt die Tantieme für das Geschäftsjahr, in welchem die Kündigung erfolgt ist.“
  8. Je nach Branche und Größe der Gesellschaft ist auch die Vereinbarung einer Mindesttantieme oder Garantietantieme in einer bestimmten Mindesthöhe häufig, die von dem tatsächlich erreichten Erfolg zunächst unabhängig ist.

5. Dienstwagen mit Erlaubnis zur Privatnutzung

Der Dienstwagen mit der Möglichkeit zur privaten Nutzung ist mittlerweile als Standard anzusehen. Der Dienstwagen ist aufgrund der steuerlichen Vorteile für den Geschäftsführer auch ein durchaus wichtiger Bestandteil beim Geschäftsführergehalt, muss aber vertraglich vereinbart werden. Ob daneben eine gesonderte Dienstwagenvereinbarung (Muster) abzuschließen ist, entscheidet sich je nach Einzelfall. Folgende Formulierung könnte beim Dienstwagen als Muster herangezogen werden:

Dienstwagen
  1. Die Gesellschaft stellt dem Geschäftsführer für die Dauer des Anstellungsverhältnis einen Dienstwagen der gehobenen Mittelklasse zur Verfügung (Listenneupreis maximal € .... netto). Der Geschäftsführer ist berechtigt, den Dienstwagen auch zu privaten Zwecken zu nutzen, wobei die hierdurch anfallende Steuer vom Geschäftsführer zu tragen ist. Die Betriebs- und Unterhaltungskosten des Dienstwagens übernimmt die Gesellschaft.
  2. Die Gesellschaft schließt für den Dienstwagen eine Vollkaskoversicherung ab. Eine etwaige anfallende Selbstbeteiligung trägt die Gesellschaft.
  3. Der Geschäftsführer hat Anspruch auf die Bereitstellung eines neuen gleichwertigen Dienstwagens nach .... km, frühestens aber nach .... Jahren.

6. Geschäftsführergehalt - Sonderzuwendungen

Neben dem Grundgehalt und den üblichen erfolgsbezogenen Bestandteilen besteht für die GmbH die Möglichkeit, dem Geschäftsführer weitere Sonderzuwendungen zu gewähren, an erster Stelle ein Urlaubsgeld und/oder ein Weihnachtsgehalt. Beim beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer ist eine vorherige vertragliche Vereinbarung zwingend, um die Annahme einer verdeckten Gewinnausschüttung zu vermeiden. In anderen Fällen können Sonderzahlungen auch ohne vorherige vertragliche Vereinbarung geleistet werden. Im Einzelfall kann auch ein Freiwilligkeitsvorbehalt sinnvoll sein. Folgendes Muster dient als Beispiel für die Vereinbarung von Sonderzuwendungen:

Sonderzuwendungen

  1. Der Geschäftsführer erhält eine jährliche Sonderzahlung in Höhe des monatlichen Grundgehalts (alternativ: in Höhe von € ...), die im November ausgezahlt wird.
  2. Zusätzlich erhält der Geschäftsführer ein Urlaubsgeld in Höhe des monatlichen Grundgehalts (alternativ: in Höhe von € ...), zahlbar im Juni.
  3. Voraussetzung für den Anspruch auf die Sonderzuwendungen ist ein ungekündigter Anstellungsvertrag mit dem Geschäftsführer zum Zeitpunkt der Auszahlung der Sonderzuwendung. Ein Aufhebungsvertrag steht der Kündigung gleich.

7. Vergütungsfortzahlung bei Krankheit oder Tod

a) Vergütungsfortzahlung bei Krankheit

Das Entgeltfortzahlungsgesetz ist beim Geschäftsführer regelmäßig nicht anwendbar, insbesondere beim beherrschenden und daher nicht sozialversicherungspflichtigen Gesellschafter-Geschäftsführer. Eine Verpflichtung zur Fortzahlung des Geschäftsführergehalts im Krankheitsfall kann sich beim Fremdgeschäftsführer oder Gesellschafter-Geschäftsführer ohne beherrschenden Einfluss nur aus § 616 BGB ergeben, jedoch allenfalls nur „für einen nicht erheblichen Zeitraum“. Daher gehört die Vereinbarung einer Vergütungsfortzahlung in jeden Geschäftsführervertrag. Am häufigsten ist die Vereinbarung einer Vergütungsfortzahlung bei Krankheit und sonstiger unverschuldeter Verhinderung zur Erbringung der Dienste für die Dauer von 6 Monaten. Weniger häufig ist auch die Vereinbarung der Vergütungsfortzahlung bei Krankheit für einen Zeitraum von 9 Monaten, seltener auch bis zu 12 Monaten.

b. Vergütungsfortzahlung bei Tod

Üblicherweise zahlt die GmbH beim Tod eines Fremdgeschäftsführers das Grundgehalt noch für einen Zeitraum von 3 Monaten an die Witwe bzw. an die unterhaltsberechtigten Kinder. Handelt es sich um einen Gesellschafter-Geschäftsführer, kann die Vergütungsfortzahlung auch darüber hinaus für 6, 9 oder 12 Monate vereinbart werden. Eine vertragliche Vereinbarung der Vergütungsfortzahlung könnte nach folgendem Muster formuliert werden:

Vergütungsfortzahlung bei Krankheit oder Tod
  1. Im Falle der Erkrankung oder sonstigen unverschuldeten Dienstverhinderung, erhält der Geschäftsführer für die Dauer von 6 Monaten seine vertragsgemäßen Bezüge gem. ... (= Grundgehalt) fortgezahlt.
  2. Leistungen einer gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung an den Geschäftsführer aufgrund der Krankheit werden bei einer fortgesetzten Erkrankung ab der 7. Woche angerechnet.
  3. Im Falle der Verhinderung der Geschäftsführers durch sonstige unverschuldete Gründe, werden etwaige infolgedessen von Dritten erbrachte Leistungen sofort auf die fortgezahlte Vergütung angerechnet.
  4. Der Geschäftsführer verpflichtet sich, etwaige eigene Schadensersatzansprüche gegenüber Dritten auf Verlangen an die Gesellschaft bis zur Höhe der fortgezahlten Vergütung abzutreten. Die Gesellschaft behält sich vor, solche Schadensersatzansprüche gegenüber Dritten auf die Fortzahlung der Vergütung anzurechnen.
  5. Die Tantieme- Ansprüche des Geschäftsführers gem. .... bleiben bei einer Erkrankung oder sonstiger unverschuldeter Dienstverhinderung bis zu 2 Monaten unberührt. Darüber hinaus wird der Tantiemeanspruch des Geschäftsführers für jeden weiteren begonnen Monat der Erkrankung oder sonstiger unverschuldeter Dienstverhinderung um 1/12 gekürzt.
  6. Beim Tod des Geschäftsführers erhält die Witwe das Grundgehalt gem. ... noch für einen Zeitraum von 3 Monaten weiter gezahlt, beginnend mit dem Ablauf des Strebemonats. Ist die Ehefrau vorverstorben oder die Ehe geschieden, erfolgt die Vergütungsfortzahlung an die unterhaltsberechtigten Kinder.

8. Reisekosten und Spesen des Geschäftsführers

Nach §§ 675, 670 BGB hat der Geschäftsführer in jedem Fall einen Anspruch auf Ersatz erforderlicher Aufwendungen im Rahmen seines Dienstverhältnis. Hierunter fallen diejenigen angemessenen Aufwendungen, die beim Geschäftsführer anlässlich von Geschäftsreisen, Bewirtungen etc. anfallen. Die GmbH und der Geschäftsführer sollten daher vertraglich vereinbaren, welche Aufwendungen im Einzelfall als angemessen gelten. Folgende Regelung dient als Muster:

Reisekosten und Spesen
  1. Die Gesellschaft ersetzt dem Geschäftsführer die Aufwendungen für Bahnfahrten in der .. Klasse, für Flugreisen in der … Klasse und die Kosten für die notwendige Anmietung eines angemessenen Mietwagens.
  2. Sonstige Reisekosten, insbesondere Übernachtungskosten, Bewirtungskosten, Parkgebühren, Taxikosten, Trinkgelder und vergleichbare Auslagen) erstattet die Gesellschaft dem Geschäftsführer gemäß der tatsächlich entstandenen Höhe, sofern diese durch ordnungsgemäße Belege nachgewiesen sind. Unangemessene Kosten werden nicht erstattet
  3. Verpflegungsmehraufwendungen werden dem Geschäftsführer im Rahmen der jeweils geltenden steuerlichen Pauschalsätze erstattet.

In der Praxis hat sich auch die Methode bewährt, dass die GmbH dem Geschäftsführer eine Kreditkarte zur Verfügung stellt, mit der betrieblich veranlasste Reisekosten und Spesen zu zahlen sind. Folgende Regelung wäre hierfür geeignet:

  1. Die Gesellschaft stellt dem Geschäftsführer eine Firmenkreditkarte zur Verfügung, die für dienstlich veranlasste Reisekosten und sonstige Auslagen zu benutzen ist.

9. Altersvorsorge

Insbesondere für die nicht-sozialversicherungspflichtigen Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH ist die betriebliche Altersvorsorge regelmäßig der zentrale Baustein einer adäquaten Altersvorsorge und damit von existenzieller Bedeutung. Da die Versorgungslücke eines (Gesellschafter-)Geschäftsführers schon allein aufgrund des meist überdurchschnittlichen Geschäftsführergehalts regelmäßig sehr hoch ist, muss diese über eine angemessene betriebliche Altersvorsorge gedeckt werden.

Falls Sie bei der Erstellung oder Anpassung eines Geschäftsführervertrages eine fachmännische Beratung oder Unterstützung benötigen, können Sie hier gerne mit mir Kontakt aufnehmen.